歸檔星球(Archive Star)


在台灣某政府機關,有一位檔案管理局的專員,名叫竇薇薇。她擁有豐富的檔案管理經驗,深知辦理歸檔作業的重要性。故事始於一次機關內部的研討會上,竇薇薇正在分享她的經驗,以解析相關法規與實務經驗,使得點收作業更加得心應手。

在故事中,竇薇薇強調了檔案的廣泛範圍,不僅僅包括公文書,還包括各種紀錄資料及其附件,如簽、照片、地圖、工程圖、錄影(音)帶等。這些都屬於檔案的管理範疇,需要在辦理後進行歸檔及後續檔案管理。

她講解了歸檔期限的法源依據,指出各機關承辦單位或文書單位應在辦畢後5日內逐件進行歸檔,並介紹了歸檔範圍的法源依據,明確指出機關應將依法定職能運作所產生的各種紀錄歸檔。

竇薇薇還深入講解了編寫頁碼與蓋騎縫章的重要性。她提到在歸檔案件中,承辦人員應逐件編寫頁碼,而在紙本文件中使用鉛筆進行編碼。同時,對於線上簽核的案件,電子檔應有自動編碼功能,而紙本原件則需蓋騎縫章或職名章

故事中,竇薇薇也提及了對於未歸檔案件的催歸程序,強調機關檔案管理單位應定期辦理稽催,確保案件按時歸檔。她也解釋了影本歸檔的原則,強調應以原件為原則,影本歸檔應經簽奉權責長官核准。

最後,竇薇薇總結了整個歸檔點收作業的撇步,強調透過熟悉這些撇步,可以確保在進行歸檔點收作業時更加得心應手,使得機關的檔案管理更加完善。


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